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青島市市北區(qū)洪山坡街道辦事處副主任、九三學(xué)社青島社員王霞說：
社區(qū)檔案在日常管理、存檔等方面存在諸多問題。在每年對(duì)社區(qū)檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)與檢查中發(fā)現(xiàn)，社區(qū)檔案尚存在“數(shù)量多”、“種類雜”、“整理亂”、“質(zhì)量差”四大不足。
從表面上看，大部分社區(qū)保存的檔案很多，涉及黨建、社區(qū)自治、社區(qū)服務(wù)、綜合治理、計(jì)生等各個(gè)方面。
從實(shí)質(zhì)上看，這些檔案不夠規(guī)范，分類較為混亂，檔案價(jià)值大小不分，有些檔案并不能稱作真正意義上的檔案，根本就沒有保存利用的價(jià)值。有些應(yīng)作為檔案資料的內(nèi)容不全，質(zhì)量低下。長此以往，這些所謂的檔案既增加了社區(qū)人員整理與保管的工作時(shí)間，也占用了社區(qū)本來就相對(duì)狹隘的辦公空間，同時(shí)也不利于文件材料的查閱與利用。
社區(qū)檔案與人民群眾息息相關(guān)，做好社區(qū)檔案工作，讓社會(huì)公眾切身感受到檔案的效益，是檔案事業(yè)面向社會(huì)，提高社會(huì)檔案意識(shí)的最具體、最直接的行動(dòng)。為此建議：
1、堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理原則。有條件的社區(qū)盡量安排專職檔案管理人員，使社區(qū)檔案得到統(tǒng)一、集中的管理。
2、組織開展專業(yè)培訓(xùn)。提高社區(qū)人員的綜合素質(zhì)，針對(duì)社區(qū)工作人員流動(dòng)性比較強(qiáng)的特性，區(qū)檔案部門要經(jīng)常組織安排社區(qū)人員進(jìn)行檔案基礎(chǔ)知識(shí)、電腦應(yīng)用的基本技能等課程的培訓(xùn)，便于社區(qū)人員及時(shí)掌握檔案管理的相關(guān)理論和技能。
3、制定統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。在《社區(qū)檔案的歸檔范圍》有基礎(chǔ)上，制訂《社區(qū)文件材料的保管期限》，使社區(qū)檔案材料分重點(diǎn)、分層次的得到科學(xué)、合理的保存，使社區(qū)檔案工作有力、有序的展開。另外檔案部門還要經(jīng)常到社區(qū)中調(diào)研，去粗取精，刪繁就簡，力求制訂的規(guī)范性文件合理、實(shí)用，避免檔案材料重復(fù)、重疊。
4、配備必要設(shè)施設(shè)備。政府應(yīng)明確檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，使每個(gè)社區(qū)電腦、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等辦公自動(dòng)化設(shè)施配套齊全，為提高社區(qū)檔案管理水平創(chuàng)造必要的條件。在配套設(shè)施齊全的情況下，安裝一些便于社區(qū)工作的管理軟件，同時(shí)檔案部門應(yīng)指定專人長期負(fù)責(zé)社區(qū)管理軟件的指導(dǎo)與應(yīng)用，及時(shí)幫助社區(qū)解決問題。
5、建立信息共享平臺(tái)。民政、檔案等部門應(yīng)保持溝通，在對(duì)社區(qū)相關(guān)管理軟件的開發(fā)與應(yīng)用上同步進(jìn)行，減少社區(qū)的重復(fù)勞動(dòng)，達(dá)到信息共享。
6、相關(guān)部門應(yīng)盡量減少對(duì)社區(qū)的檢查、評(píng)比。政府部門應(yīng)落實(shí)社區(qū)居委會(huì)減負(fù)工作的意見，減少社區(qū)的“三多”和“三少”現(xiàn)象。“三多”是：考核、檢查多；材料、會(huì)議多；指派任務(wù)多。“三少”是：自己支配的時(shí)間少；走街串戶少；為民服務(wù)少。確保社區(qū)工作者把主要精力都用在聯(lián)系群眾，幫助居民解決問題，考慮社區(qū)發(fā)展等實(shí)際工作中。
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