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辦公室是民主黨派機關(guān)的綜合部門，是“總門面”、“總窗口”，是聯(lián)系上下左右的總樞紐。任務(wù)有三方面，即參與政務(wù)、處理事務(wù)、搞好服務(wù)。工作范疇分三大部分：一是文秘，二是財務(wù)，三是行政。細分起來，包括文件收發(fā)、辦理公文、起草文件、信息處理、財務(wù)管理、后勤服務(wù)以及領(lǐng)導(dǎo)交辦的具體事項等。近年來，九三學(xué)社省委辦公室以制度建設(shè)和業(yè)務(wù)能力建設(shè)為主線，進一步提高“辦文、辦會、辦事”效率和水平，充分發(fā)揮了在機關(guān)整體工作中的組織籌劃、協(xié)調(diào)溝通、執(zhí)行運作、服務(wù)中樞的職能，促進了機關(guān)工作的開展。
一、健全籌備保障機制，全面提高辦事能力
辦事能力的提高主要體現(xiàn)在重要會議活動的籌備保障機制逐步健全、工作效率和水平得到提高。主要措施：
一是周密計劃、及早著手，把握工作的主動性。堅持提前計劃、充分準備、及早著手的方針。認真研究九三學(xué)社省委領(lǐng)導(dǎo)的意見，明確任務(wù)、工作重點及目標要求；召開部門全體會，結(jié)合崗位分工劃分任務(wù)。充分發(fā)揮個人能力特點，把任務(wù)分解細化到具體人員，確保落實每項任務(wù)和每個環(huán)節(jié)。從部門職能出發(fā)，把籌備保障工作分為文字材料、通知聯(lián)絡(luò)、報到接待、秩序冊編制、食宿安排、會場服務(wù)、財務(wù)保障、車輛調(diào)度等八項；逐一落實到人并明確每項任務(wù)的要求和時限；需兩人以上協(xié)作完成的，指定主辦人和協(xié)辦人。辦公室主任負責(zé)協(xié)調(diào)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時幫助解決。如2006年全省社務(wù)工作會議前一個月，我們就開始籌劃準備工作并制定了保障預(yù)案。每周對工作進度匯總分析，派部分同志提前趕赴臨沂，協(xié)助當?shù)厥形瘯ぷ鳌Ｓ捎跍蕚涑浞?、措施得力，社?wù)工作會議取得圓滿成功，充分展現(xiàn)了機關(guān)工作能力。
二是靈活調(diào)整，突出工作的機動性。根據(jù)實際情況靈活打破原有崗位分工，集中力量突破重點任務(wù)。辦公室的每位同志除本職工作外都能勝任一項或多項保障服務(wù)工作，解決了任務(wù)重、時間緊、人手少的困難。如財務(wù)人員能承擔(dān)會議的車輛保障、食宿安排及聯(lián)絡(luò)接待；駕駛員除保障領(lǐng)導(dǎo)正常用車外，還能支持會議用車；檔案員能參與會議接待。
根據(jù)情況變化調(diào)整工作計劃，工作更具靈活性。2005年7月，九三學(xué)社省委四屆十一次常委會是第一次在外地召開的專題常委會，保障難度較大。我們按照九三學(xué)社省委領(lǐng)導(dǎo)的意見制定了方案，派兩名同志提前赴煙臺考察。根據(jù)考察結(jié)果并聽取煙臺市委會的建議，適度調(diào)整了考察路線，提高了會議成效。
三是量化統(tǒng)計，強調(diào)工作的規(guī)范性。每周五逐一統(tǒng)計個人一周工作量。能量化的量化，不能量化的定性分析，用統(tǒng)一標準衡量工作實效。辦公室主任根據(jù)統(tǒng)計結(jié)果，控制調(diào)節(jié)部門進度，部署安排任務(wù)。部門內(nèi)部營造了想干事、干好事的良好氛圍，同時為階段和年終考評提供了客觀依據(jù)。
二、加強公文處理體系建設(shè)，不斷提高辦文能力
一是完善公文處理體系。建立起規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的公文處理目標體系、責(zé)任體系和監(jiān)督體系，健全了公文處理機制。做到收文處理嚴格程序，簽收規(guī)范、分類準確。來文辦理準確把握意圖、明確辦理事項、擬辦意見符合政策規(guī)定。文稿審核嚴格程序、規(guī)范把關(guān)、講求時效。公文管理實現(xiàn)高效利用、安全保密。公文處理責(zé)任制落實到具體崗位和個人，管理納入公文處理全過程。普通公文、機要公文、電子公文辦結(jié)率百分之百；制發(fā)文件質(zhì)量明顯提高。年度公文及時歸檔，機要公文全部安全清退?？讨屏耸瘴膶Ｓ谜拢晟屏宿k文處理單和傳閱單；參照執(zhí)行了中共山東省委公文印制標準，強化了行文的規(guī)范性與嚴肅性。
二是提高辦文能力和水平。
采取的措施：（一）統(tǒng)一認識，準確把握上級精神。任務(wù)確定后，辦公室主任與文秘共同研究有關(guān)指示，確定指導(dǎo)思想和基本思路，明確立意、觀點、結(jié)構(gòu)。（二）發(fā)揮協(xié)作優(yōu)勢，確保重點任務(wù)?；I備2004年社務(wù)工作會議時，注意發(fā)揮協(xié)作優(yōu)勢，適時適度對會議重點交流材料集體研究審查，并對文稿印制裝訂格式統(tǒng)一規(guī)定。（三）嚴格行文標準。起草的重要材料，在框架布局、語句表述及格式方面嚴格參照了有關(guān)標準，確保了質(zhì)量。（四）提高部門整體水平。集體學(xué)習(xí)上級機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)的重要講話文章。創(chuàng)造機會，鼓勵不擔(dān)任文秘的同志鍛煉寫作能力。如檔案員參加全省檔案會議后起草了匯報材料，起草了檔案工作自查報告。財務(wù)人員獨立起草有關(guān)報告、請示，撰寫了全省財務(wù)會議交流材料。
三是推進信息工作。以《信息工作通訊》為載體，對各市委機關(guān)干部進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。加強信息員隊伍建設(shè)，擴大了收集網(wǎng)絡(luò)覆蓋面。抓了信息整理加工，邀請社內(nèi)專家學(xué)者幫助深加工。連續(xù)多年在九三學(xué)社各省級組織中保持先進。九三學(xué)社中央副主席洪紱增專門委托辦公廳對九三學(xué)社省委給予表揚。
三、發(fā)揮樞紐平臺作用，努力提升協(xié)調(diào)能力
一是協(xié)調(diào)好部室間的關(guān)系。辦公室積極配合、全力支持其他部室的工作。在重大活動中，機關(guān)逐步建立起以辦公室為協(xié)調(diào)樞紐、各部室相互協(xié)作、配合緊密的機制。如籌備全省第五次代表大會時，按照業(yè)務(wù)特點把機關(guān)部室劃分為會務(wù)組和材料組，明確了分工。按時匯總通報各部室工作進度，緊急情況、工作調(diào)整隨時通報，避免了環(huán)節(jié)脫節(jié)和細節(jié)疏漏。
二是協(xié)調(diào)好部門內(nèi)部工作?？茖W(xué)劃分任務(wù)、明確個人職責(zé)、理順工作關(guān)系、強化責(zé)任落實。把日常工作分為文秘、信息、文印、檔案、財務(wù)、車輛、后勤、接待等八項，確定各項工作的責(zé)任人。辦公室主任對部門全局工作予以監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)問題并幫助解決。有重要緊急任務(wù)，可以靈活調(diào)整崗位分工，避免了工作盲點。
三是協(xié)調(diào)好與其他單位的關(guān)系。1、與上級機關(guān)和其他部門保持密切協(xié)作。對上級部門的來文來函、傳真電話均嚴格登記備案。職責(zé)范圍內(nèi)的事項及時提出擬辦意見并報領(lǐng)導(dǎo)閱示；屬其他部門業(yè)務(wù)范圍的事項，認真履行轉(zhuǎn)交程序。2、加大對各市委和省直屬基層組織的工作指導(dǎo)。3、與兄弟省級組織加強了聯(lián)系交流。
取得上述成績，在于加強了自身建設(shè)。近幾年來，辦公室在自身建設(shè)方面：一是加強了政治業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，結(jié)合工作任務(wù)學(xué)習(xí)時事政治、上級指示精神和有關(guān)業(yè)務(wù)方面的知識。比如：起草文件，公文處理，會計、檔案管理等方面。在機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持下，積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，6人8次參加了省有關(guān)部門舉辦的公務(wù)員更新知識、任職和行政職能、檔案、財務(wù)、勞動工資等培訓(xùn)，豐富了知識，開闊了視野，提高了水平。在學(xué)習(xí)提高的基礎(chǔ)上，聯(lián)系工作實際，加強對工作的指導(dǎo)與研究，人員素質(zhì)有了進一步提高。二是加強了制度建設(shè)。辦公室在機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持下建立健全了機關(guān)18項規(guī)章制度，加強了工作制度化和規(guī)范化建設(shè)。例如，堅持了每周五匯總本周工作情況，研究下周工作任務(wù)的制度。這項制度的堅持，對于辦公室落實機關(guān)辦公會議紀要，掌握工作進度，及時發(fā)現(xiàn)工作中的問題，糾正不足，及時采取必要措施，促進工作任務(wù)的完成起到了重要作用。再就是規(guī)范了請示匯報及文秘審閱程序。對辦事、辦會、辦文中，哪些問題需要請示，請示的先后順序和審閱審批順序，以及哪些工作應(yīng)及時匯報，匯報的主要內(nèi)容及時間等進行了規(guī)范。另外還有請假制度，印章制度等。通過加強制度建設(shè)，保證了正常的辦公程序。在辦公室自身建設(shè)方面，還有重要的一點就是加強了團結(jié)協(xié)作。就辦公室內(nèi)部來說，工作分類多，崗位多，人員分工不同，加強團結(jié)協(xié)作十分重要。就辦公室所承擔(dān)的職能來說，與機關(guān)各部門的團結(jié)協(xié)作同樣十分重要，因此我們把加強團結(jié)協(xié)作作為辦公室自身建設(shè)的一個重要方面，有意識地加強引導(dǎo)。首先是提高大家的團結(jié)協(xié)作意識，從思想上重視團結(jié)協(xié)作的重要意義，增強團結(jié)協(xié)作的自覺性；第二是同志與同志之間，不同的崗位之間，互相體諒，互相支持；第三是辦公室領(lǐng)導(dǎo)之間多通氣，多商量，及時溝通協(xié)調(diào)；第四是提高服務(wù)意識，加強與各部的工作配合。在辦公室內(nèi)部做到了分工不分家，日常工作中，大家按照分工各司其職，各負其責(zé)，遇到重要工作或緊急任務(wù)、組織會議時，全室組織力量，統(tǒng)一調(diào)度，合理安排，行政整體合力，保證了各項工作任務(wù)的完成。辦公室在與兄弟部門的協(xié)作中也學(xué)到了好的經(jīng)驗與做法，起到了取長補短、互相促進、共同提高的作用。辦公室通過加強自身建設(shè)，各方面都取得了很大的進步，服務(wù)水平，辦文、辦事、辦會水平不斷提高，同志之間相互團結(jié)，互相支持，樹立了良好的風(fēng)氣。
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