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青島市市北區(qū)洪山坡街道辦事處副主任、九三學社青島社員王霞說：
社區(qū)檔案在日常管理、存檔等方面存在諸多問題。在每年對社區(qū)檔案的監(jiān)督、指導與檢查中發(fā)現，社區(qū)檔案尚存在“數量多”、“種類雜”、“整理亂”、“質量差”四大不足。
從表面上看，大部分社區(qū)保存的檔案很多，涉及黨建、社區(qū)自治、社區(qū)服務、綜合治理、計生等各個方面。
從實質上看，這些檔案不夠規(guī)范，分類較為混亂，檔案價值大小不分，有些檔案并不能稱作真正意義上的檔案，根本就沒有保存利用的價值。有些應作為檔案資料的內容不全，質量低下。長此以往，這些所謂的檔案既增加了社區(qū)人員整理與保管的工作時間，也占用了社區(qū)本來就相對狹隘的辦公空間，同時也不利于文件材料的查閱與利用。
社區(qū)檔案與人民群眾息息相關，做好社區(qū)檔案工作，讓社會公眾切身感受到檔案的效益，是檔案事業(yè)面向社會，提高社會檔案意識的最具體、最直接的行動。為此建議：
1、堅持集中統一管理原則。有條件的社區(qū)盡量安排專職檔案管理人員，使社區(qū)檔案得到統一、集中的管理。
2、組織開展專業(yè)培訓。提高社區(qū)人員的綜合素質，針對社區(qū)工作人員流動性比較強的特性，區(qū)檔案部門要經常組織安排社區(qū)人員進行檔案基礎知識、電腦應用的基本技能等課程的培訓，便于社區(qū)人員及時掌握檔案管理的相關理論和技能。
3、制定統一規(guī)范標準。在《社區(qū)檔案的歸檔范圍》有基礎上，制訂《社區(qū)文件材料的保管期限》，使社區(qū)檔案材料分重點、分層次的得到科學、合理的保存，使社區(qū)檔案工作有力、有序的展開。另外檔案部門還要經常到社區(qū)中調研，去粗取精，刪繁就簡，力求制訂的規(guī)范性文件合理、實用，避免檔案材料重復、重疊。
4、配備必要設施設備。政府應明確檔案管理專項經費，使每個社區(qū)電腦、打印機、掃描儀、數碼相機等辦公自動化設施配套齊全，為提高社區(qū)檔案管理水平創(chuàng)造必要的條件。在配套設施齊全的情況下，安裝一些便于社區(qū)工作的管理軟件，同時檔案部門應指定專人長期負責社區(qū)管理軟件的指導與應用，及時幫助社區(qū)解決問題。
5、建立信息共享平臺。民政、檔案等部門應保持溝通，在對社區(qū)相關管理軟件的開發(fā)與應用上同步進行，減少社區(qū)的重復勞動，達到信息共享。
6、相關部門應盡量減少對社區(qū)的檢查、評比。政府部門應落實社區(qū)居委會減負工作的意見，減少社區(qū)的“三多”和“三少”現象。“三多”是：考核、檢查多；材料、會議多；指派任務多。“三少”是：自己支配的時間少；走街串戶少；為民服務少。確保社區(qū)工作者把主要精力都用在聯系群眾，幫助居民解決問題，考慮社區(qū)發(fā)展等實際工作中。
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